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la tecnica del pomodoro

LA TECNICA DEL POMODORO ( by Francesco Cirillo )

Qualsiasi cosa facciate, sia che studiate o lavoriate non c'è chance,  dovete fare i conti con il tempo:  quanto tempo ho a disposizione? Come posso impiegare il mio tempo per ottenere risultati migliori?
 il tempo è una fattore imprescindibile  e può diventare una fonte di stress talmente forte  da generare la tendenza a rinviare le scadenze. Ad esempio quando ero all'università spesso mi capitava di pensare: "tra tre settimane ho l'esame di fluidodinamica numerica e ho ancora 300 pagine piene di equazioni da studiare". Questa visione può essere così spaventosa da indurmi a pensare: "Non ce la faccio, ok rinvio l'esame alla prossima sessione".

Non ci concentriamo su quello che possiamo fare "qui ed ora", le difficoltà dell'impresa viste nel loro insieme ci scoraggiano.

La buona notizia è che non siamo mica gli unici ad avere di questi problemi. Tanti altri prima di noi li hanno affrontati e sono stati elaborati metodi che ci aiutano a gestirli: uno di questi è la tecnica del pomodoro. E' semplice, non serve tecnologia ( un paio di fogli di carta e una matita oltre ad un comuni timer da cucina) ed è di facile apprendimento.

Vediamo in che consiste?


Il pomodoro
Il pomodoro è un timer da cucina ( di qualsiasi forma) e rappresenta un periodo di "puro" lavoro di 25 minuti seguito da 3-5 minuti di pausa in cui ci si rilassa, si fa un pò di stretching, si guardano le e-mail, non si fanno cose impegnative per la mente. 
Il Pomodoro non è divisibile. Non esistono i mezzi Pomodori o  quarti di Pomodoro.
Pomodoro non è interrompibile. Pena il suo annullamento.
Ogni 4 pomodori si fa una pausa più lunga,  ovvero 15-30 minuti. Giusto il tempo per farsi una passeggiata o due chiacchiere davanti  alla macchinetta del caffè.

Magazzino Attività (allegato) 
Un foglio in cui si segnano le attività da effettuare mano a mano che si presentano e da cui a fine giornata si depennano le attività realizzate. Ogni mattina si aggiorna  questo foglio e  si fa una stima di ogni attività: Quanto pomodori mi servono per completarla?  E si scrive la stima ( il numero di pomodori )  a fianco. 

 
Attività di oggi (allegato ) 
Un foglio in cui si segnano la data, le attività da terminare in giornata per quanto possibile in ordine di priorità. Tra le attività di oggi vanno comprese alcune attività "Urgenti, non previste". Man mano che si spendono pomodori sull'attività corrente, questi devono essere segati su questo foglio. Ad esempio scrivendo una X nell'apposito spazio a destra dell'attività corrente. 

Registrazioni 
Un foglio su cui si annotano dati e note relative alle singole attività. Ad esempio la ora di inizio, il nome, alcune note e il numero di pomodori per i quali si è protratta l'attivita. Scopo dell'attività di registrazione è raccogliere dati utili al miglioramento della propria produttività.


Abbiamo detto in precedenza che i pomodori non si possono interrompere. Manel mondo reale esistono le interruzioni. Quindi dobbiamo  
Gestirle con  l'obiettivo di mantenere il più possibile alta la concentrazione sull'attività corrente. 

Esistono fondamentalmente due tipi di interruzioni: 
Interruzioni interne – “ci interrompiamo da soli”
Sono quelle che dipendono da noi stessi :  il desiderio irrefrenabile di guardare le e-mail,  di telefonare a qualcuno o svolgere qualunque attività estranea a quella per così dire "sotto pomodoro". L'obiettivo è quello di eliminare  progressivamente questo tipo di interruzioni.  Come facciamo? Alla base c'è la valutazione della reale urgenza dell'interruzione. E' qualcosa che devo fare proprio adesso o posso rimandare di qualche minuto, qualche ora o addirittura a domani?  Definire una procedura potrebbe aiutare: 

1 Rendiamo evidenti le interruzioni: aggiungiamo  un apostrofo sul pomodoro corrente ( foglio delle attività odierne)  in più aggiungiamo  le interruzioni come attività vere e proprie nel foglio delle attività odierne se sono urgenti nella sezione  "urgenti non previste" se non si può rimandarle a domani, o nel magazzino delle attività marcata con una N  e con una data di scadenza se si riesce a rimandarla ai giorni successivi.


2 Annotata l'attività  ne valutiamo l'urgenza e se possiamo rimandare riprendiamo  il pomodoro corrente  fino alla sua conclusione. Se invece rimandare l'interruzione non fosse possibile ( per debolezza o reale necessità ) il pomodoro interrotto deve essere per così dire abortito. Come se non fosse mai stato iniziato. 

Interruzioni esterne – “ci interrompono”
E' importante anche proteggere il pomodoro corrente dalle interruzioni esterne, quelle che sono causate da altri. LA procedura è la stessa con l'unica differenza che in questo caso sarà necessario comunicare con qualcuno:  ti richiamo entro 25 minuti , oppure in giornata e così via secondo un meccanismo che si potrebbe denominare come "Informa, Negozia, Richiama".  Rimane dunque la necessità di annotare l'interruzione e valutarne la reale urgenza secondo la procedura definita in precedenza per le attività interne. 

Stimare le attività

All’inizio di ogni giornata si effettua una stima in termini di Pomodori per ognuna delle attività indicate nel “Magazzino Attività”.
La stima deve essere sempre espressa in termini di Pomodori interi e deve rimanere all'interno dei "pomodori disponibili" per quella giornata. La capacità di stimare le attività con precisione
è una di quelle cose che si affinano col tempo, spesso succede che più passa il tempo e più le stime si fanno precise. Bene, stiamo migliorando.

Le attività non devono essere troppo complesse ne troppo atomiche, è opportuno spezzare le attività troppo complesse e aggregare le attività troppo brevi secondo le intuitive seguenti due regole:
Regola : “se dura più di 5-7 Pomodori, spezzala”
Regola : “se dura meno di 1 Pomodoro, aggregala”


 
Definire un orario
E' estremamente importante definire e sopratutto rispettare una orario di lavoro: alla fine dell'orario si cessano le attività della giornata. La tentazione di dilatare l'orario va evitata per non cadere in un circolo vizioso in cui si è poco produttivi per via della stanchezza, ma aumentare le ore di lavoro non fa che generare maggiore stanchezza e quindi minore produttività.  Il risultato di tutto questo è un progressivo scadimemento dei risultati. 
Ciò non toglie che in casi particolari possa essere necessario lavorare di più,  ad esempio quando siamo vicini a una scadenza. Questi periodi di "superlavoro" però non dovrebbero durare molto ( massimo una decina di giorni )  ed è consigliabile prevedere un successivo periodo di scarico per recuperare le energie spese. 

Per saperne di più : 
Ok spero che queste poche righe siano servite almeno a stimolare la vostra curiosità. Ci sono tante altre cose da dire e tanto materiale potete trovarlo in rete, in tutti i casi sappiate che a tecnica del pomodoro è stata sviluppata da Francesco Cirillo. Se volete approfindirla,  provarla o persino diventare un "master"  la cosa migliore dunque è cominciare da quì:
http://pomodorotechnique.com/

Ciauz.



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Allegati:
Scarica questo file (inventario+delle+attività.pdf)MagazzinoAttività[ ]259 Kb
Scarica questo file (le+cose+da+fare+oggi.pdf)ToDoToday[ ]267 Kb

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